Een jaar geleden besloot Fonds 1818 aanvragen te gaan ontvangen via de Smart Application van FindNFund. Geen reorganisatie, geen nieuw beoordelingskader en geen herinrichting van het werkproces, maar een ogenschijnlijk eenvoudige stap: een extra ingang voor aanvragen. Toch raakt die keuze aan een fundamentelere vraag die in de fondsenwereld steeds nadrukkelijker speelt: hoe organiseer je je aanvraagproces zó dat het aansluit bij deze tijd én bij de mensen voor wie je het doet?
Directeur Sanne ten Bokkel Huinink hoeft niet lang na te denken als hij terugkijkt. ”Wat het ons heeft gebracht? Blije aanvragers. En daar doen we het voor.”
Geen interne noodzaak maar een principiële keuze
Fonds 1818 had zijn processen op orde. Jaarlijks ontvangt het fonds voldoende aanvragen via het eigen systeem. Er was geen operationele druk om te veranderen. De stap richting FindNFund kwam voort uit een bredere overtuiging over hoe de sector zich zou moeten ontwikkelen.
“Fondsenwerving is voor veel maatschappelijke organisaties tijdrovend en ingewikkeld,” zegt Sanne. “Verschillende formulieren, verschillende portals, steeds opnieuw dezelfde informatie aanleveren. Als fonds moet je jezelf de vraag stellen: voor wie doen we dit eigenlijk?”
Hij pleit al langer voor het omdraaien van het perspectief. “Ik vind dat fondsen meer moeten denken vanuit de aanvrager. Als je dat echt gelooft, dan moet je ook bereid zijn om daar zelf in mee te bewegen. Anders blijft het bij woorden.” De aansluiting bij FindNFund voelde voor hem als een logische consequentie van die visie.
“We hadden al een voordeur. Nu hebben we er een tweede bij. Via beide voordeuren kom je binnen in huis. En binnen behandelen we je precies zoals we dat altijd deden.”
Een extra voordeur, geen verbouwing
De overstap bleek organisatorisch overzichtelijk. Aanvragen die via FindNFund binnenkomen, worden via een technische koppeling direct in het eigen systeem ingelezen en vervolgens op dezelfde manier behandeld als alle andere aanvragen.
Sanne gebruikt zelf een beeld dat veel zegt over de aard van de verandering. “We hadden al een voordeur. Nu hebben we er een tweede bij. Via beide voordeuren kom je binnen in huis. En binnen behandelen we je precies zoals we dat altijd deden.”
Wat het betekent aan de andere kant van de deur
Waar intern weinig veranderde, gebeurde extern wél iets wezenlijks. Dat blijkt uit de verhalen van aanvragers. Voor professionele fondsenwerver Guido Deuzeman van Het Danspaleis gaat er een nieuwe wereld open. Hij beschrijft hoe hij via de filters in korte tijd fondsen vond die eerder buiten beeld bleven. “Met je FindNFund-account kun je snel je aanvraag bij meerdere fondsen indienen doordat het de informatie hergebruikt. Dat scheelt enorm veel tijd.” Hij voegt er lachend aan toe: “Ik praat er zo enthousiast over dat het bijna lijkt alsof ik reclame maak.”
Ook Kees Quak van Stichting Droom Je Thuis, een ouderinitiatief voor jongvolwassenen met een beperking, benadrukt de praktische winst. “Het is echt een verademing dat je je projectplan direct voor meerdere aanvragen kunt gebruiken.” Dankzij bijdragen van verschillende fondsen kon de stichting onder meer een nieuwe rolstoelbus aanschaffen.
Voor Fonds 1818 zijn dit geen losse succesverhalen, maar signalen dat de beweging werkt. “De tijd die aanvragers besparen, kunnen ze besteden aan hun maatschappelijke werk,” zegt Sanne. “Dáár zit de echte impact. Vanaf het moment dat wij openstonden, was het voor aanvragers een verandering. Dat begin is gemaakt.”
Regionale dynamiek en samenwerking
In Den Haag, waar naar schatting zo'n 3.000 maatschappelijke stichtingen en verenigingen actief zijn, ontstaat langzaam een netwerk van fondsen die via hetzelfde platform toegankelijk zijn. Meerdere Haagse fondsen ontvangen inmiddels aanvragen via FindNFund en wisselen ervaringen uit. “Volgens mij zijn onze ervaringen heel vergelijkbaar,” zegt Sanne. “Het laat zien dat het kan zonder dat je je eigen identiteit of werkwijze verliest.”
Daarmee verschuift de betekenis van het platform van individueel instrument naar gezamenlijke infrastructuur. Aanvragers krijgen overzicht en efficiëntie; fondsen behouden hun eigen criteria en besluitvorming. Sommige fondsen gebruiken het platform uitsluitend voor de instroom van aanvragen, anderen kiezen ervoor om ook beoordeling en verdere afhandeling daarin te organiseren.
“Het belang om aanvragers te helpen is groter dan ons eigen belang. Als we dat echt centraal zetten, wordt de sector daar sterker van.”
Teleurstelling en oproep
Toch had Sanne verwacht dat de sector sneller zou aansluiten. “Ik had eerlijk gezegd gedacht dat nog veel meer fondsen sneller mee zouden doen” Hij hoort de bezwaren: zorgen over kosten en over autonomie.
Voor hem weegt een ander argument zwaarder. “Het belang om aanvragers te helpen is groter dan ons eigen belang. Als we dat echt centraal zetten, wordt de sector daar sterker van.”
Hij relativeert tegelijk het risico. “Als het niet bevalt, doe je de voordeur weer dicht. Maar geef het in ieder geval een kans.”
Toekomstbestendig fondsbeheer
De ervaring van Fonds 1818 laat zien dat digitalisering geen reorganisatie hoeft te zijn. Het kan ook een beheerste, strategische stap zijn: toegankelijker worden voor aanvragers, terwijl je eigen beoordelingskader en werkwijze volledig intact blijven.
Na een jaar is zijn conclusie helder “Onze aanvragers zijn laaiend enthousiast en laten dat ook merken. Door die reacties weet ik dat wij de juiste stap hebben gezet.”
Voor fondsen die nadenken over hun aanvraagproces ligt de vraag misschien niet in efficiëntie alleen, maar in positie. Hoe wil je als fonds zichtbaar en toegankelijk zijn in een sector die verder digitaliseert en meer samenwerkt? Welke infrastructuur past bij professioneel, toekomstgericht fondsbeheer? Soms begint die beweging met een relatief kleine stap.
Wie wil verkennen wat werken met de Smart Application of het grantmanagement van FindNFund voor het eigen fonds kan betekenen, kan contact opnemen met Nienke via nienke@findnfund.com.
