Hoe VandenEnde Foundation een nieuwe oproep lanceerde zonder implementatietraject
Er dient zich een kans aan en je wilt er snel op inspelen. Maar je aanvraagproces is ingericht op de reguliere rondes. VandenEnde Foundation lanceerde De Ideeënbus binnen één week, zonder één aanpassing aan het bestaande proces.
1 week
inrichting nieuwe flow
<2
maanden van idee tot livegang
0
aanpassingen aan het reguliere proces
Een tijdelijke oproep vraagt om snelheid. Met De Ideeënbus wil VandenEnde Foundation deze zomer jonge kunstenaars tot 28 jaar de kans geven hun ideeën waar te maken. Een andere doelgroep, een ander formulier, een eigen beoordelingsproces. Binnen één week stond de volledige flow in het bestaande systeem van het fonds, waardoor de oproep direct open kon.
Probleem
De Ideeënbus is een nieuwe, tijdelijke oproep naast het reguliere aanvraagproces. De oproep moest binnen korte tijd live, dus was er geen ruimte voor een langdurig implementatietraject. De eerste gedachte was daarom om de inzendingen via een aparte mailbox te verzamelen. Werkbaar, maar dan sta je aan het eind met inzendingen in je mail en beoordelingen in een los document, buiten je eigen systeem om. Hoe richt je een nieuwe oproep snel in, zonder terug te vallen op handwerk en zonder je bestaande proces te verstoren?
Aanpak
VandenEnde Foundation legde de vraag voor aan FindNFund: kan deze oproep ook binnen ons eigen grant management systeem? Samen is het proces doorgelopen vanuit twee kanten, dat van de aanvrager en dat van het fonds. Daaruit volgde een blauwdruk voor de inrichting: van aanvraagformulier tot interne besluitvorming en evaluatie. De snelheid kwam niet doordat er minder werd ingericht, maar doordat er niets gebouwd hoefde te worden. Smart Grantmanagement is zo opgezet dat een fonds een nieuwe flow kan configureren zonder maatwerk. Het gesprek ging daarom over het proces, niet over de techniek.
Oplossing
Binnen één week stond De Ideeënbus als volwaardige flow in het systeem van VandenEnde Foundation. Geen vereenvoudigde variant naast het echte proces, maar dezelfde functionaliteit als de reguliere aanvraagrondes: eigen formulier, eigen beoordeling, eigen besluitvorming, alles vastgelegd in hetzelfde systeem. Wat er binnen die week is ingericht: • Een eigen aanvraagformulier met eigen vragen en criteria • Een eigen beoordelingsproces met interne rollen en rechten • Besluitvorming en vastlegging per aanvraag • Communicatie naar aanvragers vanuit het systeem • Dossiervorming en evaluatie na afloop Geen apart systeem ernaast, geen losse mailbox. Het fonds beheert deze tijdelijke oproep volgens dezelfde werkwijze als de reguliere aanvraagrondes, en aanvragers dienen in via de vertrouwde omgeving.
Impact
Tussen het eerste idee en de livegang zat minder dan twee maanden, waarvan de technische inrichting inclusief testen één week kostte. Daardoor bleef de volledige aanvraagperiode beschikbaar om jonge makers te bereiken. Alle aanvragen komen centraal binnen in FindNFund, worden daar beoordeeld en vastgelegd, en het reguliere aanvraagproces liep ongestoord door.
“In samenwerking met Find&Fund stond binnen een week een nieuw aanvraagloket online. Binnen twee weken kon de Ideeënbus worden gecommuniceerd en vrijwel direct stroomden de ideeën binnen. De Ideeënbus werd een groot succes. Dankzij de snelheid waarmee het aanvraagloket voor de Ideeënbus tot stand kwam en de flexibiliteit van de ontwikkelaars tijdens het maakproces. Zo kon de VandenEnde Foundation samen met Find&Fund een korte en praktische route opzetten en tien jonge makers een stap verder helpen in hun loopbaan.”
Ronald Ockhuysen
Directeur, VandenEnde Foundation
Zelf aan de slag?
Benieuwd wat dit kan betekenen voor jouw fonds?
Doing good, done better
Doing good, done better
Voor Finders
Over ons
Informatie
© 2026 FindNFund
